最近Teamsを導入する会社がかなり増えてきました。
皆さんの働かれている会社でもTemasga導入されているのではないでしょうか。
ただ、導入されたと言ってもイマイチ使い方が分からず、なんとな～く使ってたりしませんか？
それもったいないです。iPhoneを持っているのアプリをダウンロードしないぐらい、もったいないです。
今回の記事では、Teamsの2つのメリットと具体的な使い方に関して解説していきます。
その前にまずは簡単にTeamsについて触れておきますね。
Teamsとは何？
正式名称は『Microsoft Teams』。Microsoftが提供しているビジネス用コミュニケーションツールです。
簡単に言うと、メールをビジネス向けにかなり使いやすくしたものです。
厳密に言うとメールではなく、掲示板と考えたほうが近いかもしれません。
これだけじゃぶっちゃけよくわからないですよね。
でも安心してください、この記事ではウォーリーを探せと同じぐらい分かりやすく解説します。
Temasの2つのメリット
・仕事効率が爆上がり
・周りと差がつく
自分の会社では今年4月からTeamsを導入しているのですが、この短期間で上記メリットを実感してます。
では、詳しく解説していきます。
仕事効率が爆上がり
これが一番大きなメリットなんですが、仕事効率が爆上がりします。
Teamsって初めて使う時はよくわからないかもしれないですが、実はめっちゃすごいんですよ。
最初の方でメールといいましたが、ビジネスに特化したLINEだと思うのがいいかもしれません。
LINEのグループってあるじゃないですか？グループの中に色々な話題別に部屋を作れるみたいな感じかな。
当たり前だと思うんですが、メール1通送るのとLINE１通送るのだとかかる時間全然違いますよね。
これ本当に馬鹿にできなくて、積み重ねていくとかなりの時間になります。
さらに！ビジネスに特化しているので、ファイル(EXCEL,PPT等)もアップロード可能になってます。
共有フォルダー代わりにも使えるという最強のツールです。
使いこなせば使いこなすほど、業務時間の短縮に貢献できるというものです。
周りと差がつく
実は小生、かなりの大企業の営業部門に務めております。(従業員数万人以上)
周りの人はバリバリの営業マンで営業スキルはすごいのですが、ITスキルは基本めっちゃ低いです。
本当に驚くぐらい低いんですよ、キーボードとか指二本で入力してるのが普通だったりします。
そんな環境だとITに関して詳しいってだけで、かなり評価されます。
さらにTeamsは今後多くの会社も導入されると思いますので、使いこなせると重宝されることは確実です。
小生もITに関しては人並みですが、それでもかなり評価されてます。
具体的な使い方
と、ここまでTemasの魅力を伝えてきたんですが、ここからは使い方に関して書いていきます。
使い方でいちばん大事なことは、【ルールを決めて、それを守ること】につきます。
基本的に覚えないといけないことはあまりないんですよね。(いろんな機能も使っていくと自然と覚えます)
ただ、ルールを守らないとなんの意味もないです。
Teamsを道路だと考えてみるとわかりやすいかもしれません。
道路って交通ルールがあるから便利につかってますよね、信号もない、標識もないとなるともう世紀末。
ただ安心してください、ルールさえ守れば何も問題ないです。
で、そんなルールはというと下記のつです
・新しい話題の時は必ず件名をつける
・同じ話題に対しては返信機能を使う
・メンションする
・内容を確認したら【いいね】をする
では、なぜ上記ルールを守る必要があるか解説します。
新しい話題の時は必ず件名をつける
新しい話題をする時は必ず件名をつけましょう。
件名の付け方は左下のAとペンのマークをクリック or Ctrl+xで可能です。
件名をつけることにより、どのような話題が一目で分かるようになります。
これがないと逆にどの話をしているかが分からなくなってしまいます。
同じ話題に対しては返信機能を使う
同じ話題に対して返事をする時は、必ず返信昨日を使いましょう。
画面左下の【↩返信】ボタンを押せ返信ができます。
返信をすることにより、話題を一つのブロックにまとめることができます。
そうすることにより、後で知りたい話題があった時そのブロックを確認するだけOKになります。
メンションする
誰かに対して話しかける時は、メンションをしましょう。
メンションは@+相手の名前でできます。
例えば山田さんなら、@yamadaという感じです。
ただ注意してほしいのは、メンションは入力すると表示される枠をクリックする必要があります。
メンションすることにより、相手に通知が行きますので、見逃しがなくなります。
基本的に社会人って受動的に動く人のほうが多いので、そういう人を動かすようにしましょう。
内容を確認したら【いいね】をする
内容を確認したら、【いいね】をするようにしましょう。
いいねのやり方は、いいねしたい文章にマウスを合わせと表示される【・・・】マークをクリックして、いいねマークを押せばOKです。
これは基本的に既読として使うようにしましょう。
メール使ってると分かるんですが、自分のメール相手が確認したか不安になる時ありますよね。
メールで依頼をして、締切前に確認してみると見逃してたという経験を1度はしていると思います。
そういうのを防ぐため、既読として【いいね】を使うようにしましょう！
まとめ
というわけで、Teamsのメリットと使い方に関してまとめてみました。
本当にここで書いていることをするだけで、かなり仕事の効率は上がります。
ぜひ皆さんの職場でも導入してみてください。
ただ、これは全員がこのルールを守って初めて意味があります。
ですので、皆さんから職場の人に提案してみましょう！
ルールの理由も書かせていただいたので、この理由を添えて提案すれば問題ないと思います。
では！！
